1、確定企業自身的業務模式，按照實際的業務管理流程來確定所需的軟件
      目前市場上的外貿軟件，主要分為一下幾大功能：客戶關系管理（CRM）、郵件管理系統（EMS）、外貿業務管理（FTMS）、生產計劃管理（ERP）?？蛻絷P系管理系統（CRM），主要功能包含客戶開發、客戶往來的記錄、客戶的售后等；郵件管理系統（EMS），主要就是用于內部人員和客戶的郵件收發、歸檔，再集成到客戶管理系統中；外貿業務管理（FTMS），主要功能業務管理、單證管理、財務管理、報表匯總等；生產計劃管理（ERP），主要功能就是生產的管理，庫存管理，計劃進度的管理。
      目前外貿公司的業務模式：生產型、代理采購型和自營采購型三種模式，生產型外貿企業，即有自己工廠，生產特定的產品，需要開發特定的目標客戶；代理采購型的外貿公司，專門負責給來中國采購的國外客戶代理采購，收取客戶的傭金以及賺取貨品的差價，沒有自己工廠和特定的產品，哪怕有自己的主營產品，通常也是從合作關系較好的工廠直接訂貨；自營采購型的企業，國外有自己的銷售網絡，或者實體店面，所有國內采購的商品統一都需要做上企業的logo。
      生產型的外貿企業，可以用客戶關系管理（CRM）進行客戶的開發和維護，還可以上郵件管理系統（EMS）和生產計劃管理（ERP）。代理采購型的客戶，通常更需要的是外貿業務管理（FTMS），郵件管理系統（EMS）進行輔助，無需生產計劃管理（ERP）和客戶關系管理（CRM）。自營采購的外面企業，則只需要外貿業務管理（FTMS）。各企業請按照自身的業務流程選擇合適的軟件，不能盲目上系統，更不能聽信業務員的一面之詞。

2、明確企業需求，并親自試用各類軟件
      了解自身的業務種類之后，才能挑選合適我們管理模式的軟件，那么如何才能確定這些軟件，到底是否合適呢？首先要明確軟件的目的，上軟件項目的初衷是為了達到什么目標，比如為了快速的錄入哪些單據，能夠查詢哪些歷史記錄，需要快速出哪些統計報表等等，可以列一個功能需求清單，對照這個清單來對比軟件。
      后面則必須要花時間和精力去試用各個軟件，而不是由軟件的推銷員簡單的介紹功能，因為很多軟件產品功能看上去相同，但只有在試用后才會發現，里面的細節千差萬別，有的簡單，有的復雜。
      在試用的過程中，按照自身的業務流程，進行基礎數據和單據的錄入，再根據我們所列的功能需求清單，逐項對比，滿足功能需求的則打勾，對比各個軟件，挑選出達到要求的軟件。

3、考察軟件公司的響應能力和服務態度
      在軟件正式開始實施后，軟件公司的響應能力和服務態度，很大程度上會影響我們這個項目是否實施成功。
      在實施過程中，出現一些問題，單憑用戶自身是比較難界定到底是軟件本身問題，或者是計算機配置問題，亦或是網絡問題，這個是需要專業知識才能確定，此時必須是需要軟件公司的售后或者技術人員來提供支持，倘若他們的響應不及時，或者技術力量不夠，無法做出準確的判斷，就會影響軟件的實施進度。任何一個項目，時間約長，失敗的風險就會成倍增加，而周期越短，成功的概率則會越高。
       具體的實施環節，會有很高的對接、交流頻次，總會碰到技術支持人員，或者用戶自身態度不友好的情況，此時就需要技術支持人員或者售后人員有一種較好的自我管理能力，并表現出友善的服務態度，如果無法達到用戶的期待，也將影響用戶使用軟件的積極性，更有可能會讓用戶對軟件本身產生比較大的抗拒心態，更有可能會影響用戶的其他同事，進而一起抵制軟件，最終導致項目失敗。
      怎樣考察軟件公司的響應能力和服務態度呢？第一是交流和觀察，通過和軟件公司的業務員、技術員、售后人員進行充分的交流，觀察他們的技術能力，留心他們是否有足夠的耐心；第二是進行驗證，在交流的環節，提出一些有難度的、有針對性的問題，讓對方去解決，以此來考察對方的響應時間是否及時、服務態度是否友善；第三是向其他客戶去求證，如果能找到對方的其他客戶，可以向這些客戶求證，該公司的產品是否好用，技術支持是否及時，多方了解，最終確定我們要的服務提供商。

4、最后對個軟件的價格進行比較
      目前市場上的軟件價格相差也是非常大的，通常定制型的軟件，價格肯定在幾萬，幾十萬以上，而且每年還需要交一定的維護費用、購買服務器。如果是通用軟件，不提供定制，就相對會便宜，幾千幾百都有?，F在也流行SAAS模式，即按用戶數和每年年來收取服務費，相對價格便宜，也無需購買服務器。
      如果單純地依照價格去選擇軟件，對用戶也是非常不合適的，即便我們購買到再便宜的軟件，如果業務模式不合適、售后無法保證，哪怕幾百幾千也是打水漂。更不要盲目沖動地覺得價格高肯定就好，必須按前面三個步驟，仔細挑選符合自身業務模式的外貿軟件，在完成前面三個步驟之后，再對價格進行對比，挑選合適的外貿軟件。