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    如何選擇外貿管理軟件

    發表時間:
    2020-07-14
    瀏覽次數:
    51

          當今外貿管理軟件市場品牌繁多,種類也不少,每款軟件產品又有很多相似的特點,用戶選擇非常困難,倘若每一種都去試用,需要花費很多時間,如何才能有效地選取適合自身使用的外貿管理軟件,確實是一件比較耗時耗力的事情。

    1、確定企業自身的業務模式,按照實際的業務管理流程來確定所需的軟件
          目前市場上的外貿軟件,主要分為一下幾大功能:客戶關系管理(CRM)、郵件管理系統(EMS)、外貿業務管理(FTMS)、生產計劃管理(ERP)??蛻絷P系管理系統(CRM),主要功能包含客戶開發、客戶往來的記錄、客戶的售后等;郵件管理系統(EMS),主要就是用于內部人員和客戶的郵件收發、歸檔,再集成到客戶管理系統中;外貿業務管理(FTMS),主要功能業務管理、單證管理、財務管理、報表匯總等;生產計劃管理(ERP),主要功能就是生產的管理,庫存管理,計劃進度的管理。
          目前外貿公司的業務模式:生產型、代理采購型和自營采購型三種模式,生產型外貿企業,即有自己工廠,生產特定的產品,需要開發特定的目標客戶;代理采購型的外貿公司,專門負責給來中國采購的國外客戶代理采購,收取客戶的傭金以及賺取貨品的差價,沒有自己工廠和特定的產品,哪怕有自己的主營產品,通常也是從合作關系較好的工廠直接訂貨;自營采購型的企業,國外有自己的銷售網絡,或者實體店面,所有國內采購的商品統一都需要做上企業的logo。
          生產型的外貿企業,可以用客戶關系管理(CRM)進行客戶的開發和維護,還可以上郵件管理系統(EMS)和生產計劃管理(ERP)。代理采購型的客戶,通常更需要的是外貿業務管理(FTMS),郵件管理系統(EMS)進行輔助,無需生產計劃管理(ERP)和客戶關系管理(CRM)。自營采購的外面企業,則只需要外貿業務管理(FTMS)。各企業請按照自身的業務流程選擇合適的軟件,不能盲目上系統,更不能聽信業務員的一面之詞。

    2、明確企業需求,并親自試用各類軟件
          了解自身的業務種類之后,才能挑選合適我們管理模式的軟件,那么如何才能確定這些軟件,到底是否合適呢?首先要明確軟件的目的,上軟件項目的初衷是為了達到什么目標,比如為了快速的錄入哪些單據,能夠查詢哪些歷史記錄,需要快速出哪些統計報表等等,可以列一個功能需求清單,對照這個清單來對比軟件。
          后面則必須要花時間和精力去試用各個軟件,而不是由軟件的推銷員簡單的介紹功能,因為很多軟件產品功能看上去相同,但只有在試用后才會發現,里面的細節千差萬別,有的簡單,有的復雜。
          在試用的過程中,按照自身的業務流程,進行基礎數據和單據的錄入,再根據我們所列的功能需求清單,逐項對比,滿足功能需求的則打勾,對比各個軟件,挑選出達到要求的軟件。

    3、考察軟件公司的響應能力和服務態度
          在軟件正式開始實施后,軟件公司的響應能力和服務態度,很大程度上會影響我們這個項目是否實施成功。
          在實施過程中,出現一些問題,單憑用戶自身是比較難界定到底是軟件本身問題,或者是計算機配置問題,亦或是網絡問題,這個是需要專業知識才能確定,此時必須是需要軟件公司的售后或者技術人員來提供支持,倘若他們的響應不及時,或者技術力量不夠,無法做出準確的判斷,就會影響軟件的實施進度。任何一個項目,時間約長,失敗的風險就會成倍增加,而周期越短,成功的概率則會越高。
           具體的實施環節,會有很高的對接、交流頻次,總會碰到技術支持人員,或者用戶自身態度不友好的情況,此時就需要技術支持人員或者售后人員有一種較好的自我管理能力,并表現出友善的服務態度,如果無法達到用戶的期待,也將影響用戶使用軟件的積極性,更有可能會讓用戶對軟件本身產生比較大的抗拒心態,更有可能會影響用戶的其他同事,進而一起抵制軟件,最終導致項目失敗。
          怎樣考察軟件公司的響應能力和服務態度呢?第一是交流和觀察,通過和軟件公司的業務員、技術員、售后人員進行充分的交流,觀察他們的技術能力,留心他們是否有足夠的耐心;第二是進行驗證,在交流的環節,提出一些有難度的、有針對性的問題,讓對方去解決,以此來考察對方的響應時間是否及時、服務態度是否友善;第三是向其他客戶去求證,如果能找到對方的其他客戶,可以向這些客戶求證,該公司的產品是否好用,技術支持是否及時,多方了解,最終確定我們要的服務提供商。

    4、最后對個軟件的價格進行比較
          目前市場上的軟件價格相差也是非常大的,通常定制型的軟件,價格肯定在幾萬,幾十萬以上,而且每年還需要交一定的維護費用、購買服務器。如果是通用軟件,不提供定制,就相對會便宜,幾千幾百都有?,F在也流行SAAS模式,即按用戶數和每年年來收取服務費,相對價格便宜,也無需購買服務器。
          如果單純地依照價格去選擇軟件,對用戶也是非常不合適的,即便我們購買到再便宜的軟件,如果業務模式不合適、售后無法保證,哪怕幾百幾千也是打水漂。更不要盲目沖動地覺得價格高肯定就好,必須按前面三個步驟,仔細挑選符合自身業務模式的外貿軟件,在完成前面三個步驟之后,再對價格進行對比,挑選合適的外貿軟件。

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