外貿管理軟件的實施，需要按部就班，每一步都不可缺少，每一步都要求保質保量完，只有做好每個環節，才能保證項目的成功實施！

1、用戶自身的需求梳理、管理流程確認
         用戶在決定實施軟件之后，第一件事，就是梳理用戶自身的需求，并明確自身的管理和業務的操作流程（當然這個業務流程是一個常規、通用的流程，一些差異化的流程可以不用考慮那么細）。最好進行一個內部的需求調研，每個員工管理和業務上有什么困難都講出來，碰到過哪些問題，軟件需要解決哪些問題，討論之后，形成一個前期的需求文檔。
         有了這個需求文件，選擇軟件服務商時，就可以做到有的放矢，不會被軟件廠商的業務員牽著鼻子走。因為用戶可以根據這個需求文件，來判斷軟件是否符合用戶的業務流程，是否實現了用戶需要的功能，是否解決了管理中的困難。

2、選擇合適自身業務流程的軟件
         軟件能否實施成功，第一個前提條件就是軟件是否符合用戶的業務流程，是否能滿足用戶的管理需求。只有這個條件滿足了，才有可能實施成功，否則是沒有成功可能性的，不但項目會失敗，同時還會浪費大量的時間、人力、物力、財力。
         如何選擇合適的外貿管理軟件呢？首先就是確定用戶自己的業務模式，再明確自身的需求、流程，然后考察軟件供應商的響應能力和服務態度，最后當然是比較價格，具體的步驟可以參考我們的另外一個文章“如何選擇外貿管理軟件”。
         當然在挑選的過程中，必須參考自己的需求文檔，能實現我們的要求就打勾，必須是挑選能實現重要的、絕大多數功能需求的軟件，而且是必須符合我們業務操作流程，盡最大可能，讓軟件來適應用戶的業務和管理流程，而不是用戶去適應軟件。有了這個基礎，才能保證項目成功實施！

3、雙方有明確的目標和相同的預期：
         確定軟件供應商之后，接下來需要進一步細化軟件的目標，軟件需要解決哪些問題，需要實現哪些功能。最好有一個具體的量化的目標，比如要實現庫存的自動統計，應付帳號清單的自動統計，采購訂單錄入時間提高多少，收貨數據錄入時間提高多少等。最好也是形成一個目標清單文件，驗收軟件的時候，參考這個清單文件，逐項打勾。
         這個目標清單文件，也是用戶和軟件供應商雙方的目標確認書，表示雙方認可和接受這個目標，也是雙方有共同預期的一個表達。也只有用戶和軟件服務商的目標和預期是一致的，才能保證項目最終可以成功。如何沒有這個文件，就有可能導致雙方對軟件所能達到的效果，在理解上出現偏差，從而導致目標不一致，進而在驗收時產生分歧，如果無法有效的解決這些分歧，也會導致項目失敗。

4、明確的實施計劃、步驟，以及強有力的推進過程
         有了目標文件之后，需要制定實施計劃，基礎數據的準備，要花多少時間，由誰負責，前期數據錄入要花多少時間，由誰負責，整個測試時間是怎么安排的，所有參與者，包括用戶的領導、部門負責人、員工，還有軟件提供商的項目經理、實施、技術支持也都有一個明確而且相同的計劃步驟，這個計劃周期內，就把軟件的工作放在首位，必須要有這種緊迫感和壓力，才能保證項目實施成功！
         計劃制定好之后，還需要有強力的推進過程，用戶必須有執行力強的領導參與到實施的過程。沒有用戶管理層參與的項目，注定是失敗的項目，領導的執行力和威信不夠的項目，也避免不了失敗。同時基礎員工也必須重視和負責任，還要用心，基礎工作最終還是靠下面的員工去執行，沒有他們的配合，項目也是失??！
         當然到了此時，也更加考驗軟件服務商的響應能力、響應速度，還有他們的服務態度，如果無法及時響應，解決用戶的各類問題，或者服務態度不友好，也會讓用戶產生抗拒，項目也很難推進下去。
         還需要提的一點是，實施周期不能太長，需要快進快出，盡量在計劃時間內搞定，因為周期越長，失敗的風險越高。

5、及時做階段性總結和成果展示
         因為外貿管理軟件的實施，是一個比較漫長的過程，在此期間需要用戶和實施人員不斷的溝通，用戶的管理與軟件不斷的互相適應，還需要準備大量的基礎數據。在這一過程中，需要有階段性的目標，并及時的對目標進行總結，并對成果進行匯報和演示，這樣用戶的領導層以及軟件操作的員工都可以感受到軟件帶來的好處，都有成就感。
         還是要明確軟件的實施上線并不是一步到位的，需要分階段、有系統的進行分步上線，完成一個階段，成功一個階段，這樣才能確保軟件的成功上線。